Todoist (투두이스트) - 할 일 관리 앱의 최고봉, Organizer, 한국말 잘 이해하는 미국 출신 AI 비서

별도의 비서를 두지 않는 이상, 우리는 스스로 일정과 할 일을 정리하고, 관리해야 합니다. 

관리해야 할 일정과 할 일은 직업과는 상관없이 대부분의 사람들에게 존재하고요. 

만약 나만의 할 일 관리 방법이 없다면, 일의 우선 순위를 잃어버리게 되고 실행력은 현저하게 떨어질 가능성이 높습니다. 

일정관리, 할 일 관리 시스템을 만든다는 것은 곧 내가 지금 집중해야하 하는 일, 처리해야 하는 할 일 들을 빼먹지 않고 나에게 알려주는 시스템을 구축하는 것과 같습니다. 

 

시간을 초월하여 과거부터 '할 일 관리'에 대한 사람들의 관심은 끊이지 않았습니다.

프랭클린 다이어리, GTD, 포스트잇을 활용한 칸반 시스템 등 할 일 관리에 대한 많은 기법들이 발전되어 왔습니다.  PC, PDA 같은 디바이스와 함께 할 일 관리를 위한 다양한 툴들이 개발되기 시작되었고 특히 스마트폰의 출현과 함께 다양한 '할 일 관리' 앱들이 쏟아져 나왔습니다.  스마트폰 출현 이전에 직장 생활을 시작한 저로서는 신세계였죠. 이것 저것 많은 툴들을 사용해 보았습니다. 중간에 한 번 일탈을 하기는 했지만, 가장 오래 사용하였고, 결국 정착해서 현재까지 사용하고 있는 툴이 지금 소개할 'Todoist'입니다. 

 

제가 생각하는 할 일 관리 툴이 갖추어야 할 필수 5가지 요소는 다음과 같습니다. 

 

1. 할 일이 생겼을 때 쉽게 바로바로 입력할 수 있어야 한다. 

2. 큰 덩어리의 일을 여러 개의 작은 덩어리의 일들로 쪼갤 수 있어야 한다. 

3. 마감 일, 알람 설정을 쉽게 할 수 있어야 한다. 

4. 할 일의 카테고리 구분이 되어야 한다. 

5. 클라우드 기반으로 모든 디바이스간 sync가 원활해야 한다. 

 

이 다섯 가지 조건을 가장 잘 충족하는 툴이 Todoist 입니다.

 

1. 쉽고 빠른 입력

모바일에서는 위젯으로, 웹상에서는 크롬 익스텐션으로 쉽게 할 일을 입력할 수 있습니다.  

 

 

2. 할 일 쪼개기

어려운 일일 수록 작은 단위로 분해하면 구체적으로 할 일이 보여서 실행력을 배가 시킬 수 있습니다. 하나의 Task 하위에 딸려있는 small task들, 바로 sub-task를 todoist는 매우 잘 구현하고 있습니다.  4단계 depth까지 subtask를 지원하는데요. 보통 다른 툴들은 한 단계 depth의 subtask만 지원하거나, 아예 지원하지 않는 경우가 많습니다.  하나의 할 일을 분해해서 차근차근해나가고 기록하다 보면, 내가 어떤 과정 속에 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 

 

3. 마감일(due date), 알람 설정

보통의 투두리스트 앱은 직접 일정을 선택해야 합니다. 

Todoist는 그냥 내일 오후 7시, 내일 19시에 밥 먹기  이렇게만 입력해도 자동으로 마감일 설정과 함께 할 일이 등록됩니다. 이른바 '자연어 처리 기술'이 적용되었습니다. 할 일 관리 툴들 중 자연어 처리에 있어서는 Todoist가 거의 독보적이라고 할 수 있습니다. 미국산 툴임에도 불구하고 한국어를 잘 인식합니다.

예를 들어,

'다음주 목요일 15시에 에 친구에게 전화하기'라고 입력하면, 알아서 마감일을 다음 주 목요일 오후 3시로 지정해서 할 일을 등록해줍니다.  

별도로 마감 일을 지정할 필요 없이, 텍스트로 입력하면 붉은색 하이라이팅이 되면서 자연어를 인식해서 자동으로 마감일 및 시간을 등록해줍니다.

정말 편리하죠. 

한국말을 잘 알아듣는 미국 출신 비서 느낌이 듭니다. 물론 영어는 더 잘 알아듣습니다.^^

 

또한 마감 일, 마감 시간과는 별도로 알람을 무제한으로 설정할 수 있습니다. 예를 들어 마감일 2일 전에 알람으로 리마인드 시켜주도록 설정할 수 있는 것이죠. 

마치 비서가.... 'XX 업무 마감 일 이틀 남았습니다.  이틀 뒤에 미팅이 있을 예정입니다.' 라고 알려주는 것 같습니다. 

마감 일을 앞두고 스스로를 압박하는 효과도 있고요. 

 

4. 할 일의 카테고리 구분

1차적으로는 폴더처럼 프로젝트를 생성해서 각각의 할 일을 등록, 구분할 수 있습니다. 

출처. doist.com

그리고 태그, 우선순위를 설정할 수 있어서 2차적으로 할 일을 구분해서 볼 수 있습니다.

물론 데드라인으로 구분할 수도 있습니다. 오늘 할 일, 내일 할 일, 앞으로 7일 동안 할 일 등으로요.  

 

5. 모든 디바이스 간 sync

클라우드 서비스가 대중화되면서 이제 웬만한 툴들은 다 지원하는 기능이긴 한데요. 속도나 안정성의 차이는 있는 것 같습니다. Todoist는 속도와 안정성 면에서 거의 완벽한 sync를 보여준다고 할 수 있습니다. 그리고 대부분의 디바이스를 지원합니다. 스마트워치 같은 웨어러블 디바이스까지 지원합니다. 

 

Todoist를 활용하면, 쉽고 촘촘하게 나의 일정과 할 일들을 관리할 수 있습니다.

완벽한 기능을 활용하기 위해서는 비용(3달러/월)을 지불해야 하지만, 얻을 수 있는 편익에 비하면 전혀 아깝지 않은 돈입니다. 물론 free plan으로도 기본적인 기능은 사용할 수 있습니다. 

할 일 관리 툴을 고민하시는 분이라면 한 번 사용해보세요.^^

todoist.com

Todoist: 일과 생활을 관리하기 위한 To Do List