영어 비즈니스 이메일 - 화상미팅 요청하기

코로나를 기점으로 화상회의가 정말 많이 활성화되었어요. 해외에 있는 거래처나 해외지사 직원과도 이제 화상회의를 하는 것이 매우 자연스러운 일입니다.

이메일로 화상회의를 요청하고 스케줄링 후 화상회의 링크를 공유하는 것까지 바로 사용가능한 영어 이메일 문구를 소개해드립니다.

우리 화상미팅 해요

일단 화상미팅을 영어로 뭐라고 할까요?

• video meeting
  일반적으로 비디오 미팅이라는 표현을 많이 사용합니다.
  
  
• zoom meeting
  줌(zoom)은 이제 거의 고유명사화 되어서 화상미팅 = 줌미팅이라고 소통하는 경우도 많습니다. 그러나 이제 MS Teams나 google meet도 사용하는 사람들이 많으니, 그냥 video meeting이라고 표현하는 것이 좋을 것 같습니다.
  
  
• video conference
  video meeting 보다 참석자가 많거나, 토론, 프리젠테이션 목적의 회의일 경우 컨퍼런스라는 표현을 쓰기도 합니다. meeting과 굳이 구분하자면 그렇다는 것이고요. 혼용해서 사용하는 사람들도 많습니다.

그냥 화상미팅은 범용적으로 video meeting으로 표현하시는 것이 가장 무난합니다.

화상미팅을 요청하는 이메일 제목

자, 제목부터 정해보겠습니다. 우리말로 이메일을 보낸다면 ‘화상회의 요청’ , 또는 ‘화상회의 요청드립니다,’ 이런 류의 제목을 쓸거에요.

영어 이메일 제목도 그런 느낌으로 표현하면 됩니다.

• Subject: Request for Video Meeting

 

그런데 뭔가 살짝 부족합니다. 화상회의를 하는 목적이나 주제를 제목에 간단하게 표기해 주면 더 좋습니다.

• Subject: Request for Video Meeting: Discussing Product Launch

 

이 정도 제목이면 아주 훌륭합니다. 상품 론칭을 논의하는 화상미팅 요청임을 제목만 보고 알 수 있으니까요. 여기에 하나 더 추가해 보겠습니다.

• Subject: Request for Vidoe Meeting: Discussing Product Launch - Seeking Availability Confirmation

 

스케줄 가능 및 참석여부까지 확인하는 이메일이라는 내용을 제목에 추가했습니다. 제목에 전달하고자 하는 메일의 주요 골자가 들어있네요.

첫 문구

안녕하세요? ㅇㅇㅇ 사안에 대해서 논의하기 위한 화상회의를 요청드리고자 연락드렸습니다.

우리말로 하면 이런 식으로 표현할 것입니다.

이런 느낌으로 영어 이메일 문구입니다.

• Dear John,
  I hope this email finds you well. I am reaching out to propse a video meeting to discuss product launch.

 

이메일 수신자가 평소에 친분이 있는 사람이라면 좀 더 캐주얼하게 아래와 같이 표현해도 됩니다.

• Hi John,
  I hope you are doing great! I wanted to have a video meeting with you to discuss product launch.
  
  
  

화상미팅 스케줄 제안하기

미팅 목적에 대해서 전달을 하였으면, 언제 화상미팅이 가능한지 확인해야겠죠?

언제 가능하세요?라고 열린 질문을 하기보다는 이 날짜 이 시간에 가능하세요? 라고 구체적인 스케줄을 몇 개 제안하는 것이 훨씬 효율적인 커뮤니케이션입니다.

• To help us coordinate the meeting, I have listed a few available dates and times below:

1. April 5th at 14:00 GMT+09:00
2. April 6th at 09:00 GMT+09:00
3. April 5th at 14:00 GMT+09:00

Please confirm your availability for any of these options, or let us know if you have other preferred dates and times.

스케줄을 3개 정도 제안하였습니다. 이때 시간뒤에 타임존도 명시해 주면 오해를 방지할 수 있습니다.

만약에 미팅 스케줄이 확정되어서, 화상회의 링크를 보내줘야 한다면 아래 문구로 정보를 일목요연하게 전달하시길 추천드립니다.

• Platform: Google Meet (MS 팀즈, Zoom 등 화상회의 플랫폼명 표기)
  Meeting Link: (화상회의 링크)
  Meeting ID: (화상회의 아이디, *필요한 경우에만)
  Passcode: (참가 비번, * 필요한 경우에만)
  
  
  

화상회의를 요청하는 영어 이메일 샘플

오늘 소개해드린 표현들을 활용해서 작성한 샘플 문구입니다.

Subject: Request for Vidoe Meeting: Discussing Product Launch - Seeking Availability Confirmation

Dear John,

I hope this email finds you well. I am reaching out to propse a video meeting to discuss product launch.
Your expertise in this field would be greatly valued, and we believe that a video meeting would be an efficient and convenient way to facilitate our discussion.

To help us coordinate the meeting, I have listed a few available dates and times below:
 1. April 5th at 14:00 GMT+09:00
 2. April 6th at 09:00 GMT+09:00
 3. April 5th at 14:00 GMT+09:00
Please confirm your availability for any of these options, or let us know if you have other preferred dates and times.
We are happy to adjust our schedule to find a mutually convenient time for the meeting.

Once we have settled on a date and time, I will send you a video call invitation with all the necessary details, including a meeting agenda and any relevant documents or materials for review.
If you have any specific items you would like to add to the agenda or materials you would like us to examine beforehand, please feel free to share them with us prior to the meeting.

Thank you for considering our request, and we look forward to the possibility of connecting with you through this video meeting. Your prompt confirmation of availability would be greatly appreciated.

Best regards,
Jason Park

 

화상회의 관련 표현은 알아두시면 정말 유용합니다. 오늘 소개해드린 표현들을 활용하시면 좋을 것 같습니다.